Jak wybrać niszczarkę do dokumentów w 2025: praktyczny poradnik dla domu i biura - Artykuły Biurowe, Szkolne – Sklep Online z Szybką Wysyłką

Niszczarka do dokumentów to jedno z najprostszych i najskuteczniejszych narzędzi, aby chronić dane na papierze zarówno w biurze, jak i w domu, a wybór właściwego modelu ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo informacji i wygodę pracy.
W tym poradniku w prosty sposób wyjaśniono poziomy bezpieczeństwa DIN 66399 oraz kluczowe parametry niszczarek, aby szybko dopasować sprzęt do realnych potrzeb i zgodności z RODO.

Dlaczego to ważne

RODO obejmuje również papierowe dokumenty z danymi osobowymi, a ich niszczenie traktowane jest jako przetwarzanie danych, więc musi odbywać się w sposób bezpieczny i udokumentowany w organizacjach.
Rozporządzenie nie narzuca jednej metody, ale wymaga takiego zniszczenia nośnika, by odtworzenie danych nie było możliwe, co w praktyce oznacza dobór odpowiedniej klasy niszczenia i procedur.
W zastosowaniach czysto domowych, prywatnych i niekomercyjnych te obowiązki RODO nie mają zastosowania, choć warto dbać o prywatność także w domu.

Poziomy DIN 66399 w skrócie

Aktualna norma DIN 66399 definiuje siedem poziomów bezpieczeństwa dla papieru, od P-1 do P-7, gdzie wyższa cyfra oznacza drobniejsze ścinki i trudniejsze odtworzenie informacji.
Poziomy od P-1 do P-3 dotyczą dokumentów o niższej poufności, natomiast P-4 i P-5 są właściwe dla typowych danych poufnych w firmach, a P-6 i P-7 rezerwowane są dla informacji o najwyższej tajności.
Tabela normy precyzuje m.in. maksymalną powierzchnię ścinka dla każdego poziomu, co pozwala porównać realną “drobność” cięcia między modelami.

Rodzaje cięcia i co oznaczają

Cięcie paskowe (strip-cut) występuje zwykle przy niższych poziomach bezpieczeństwa i nie zapewnia takiej poufności jak ścinki krzyżowe lub mikrościnki.
Cięcie krzyżowe (cross-cut) to standard w segmencie P-4, które zapewnia istotnie lepszą ochronę niż paski przy zachowaniu dobrej wydajności.
Mikrościnki (micro-cut) osiągają poziomy P-5 i wyżej, rozdrabniając papier do bardzo małych fragmentów, co podnosi bezpieczeństwo kosztem nieco wolniejszej pracy i wyższej ceny.

Kluczowe parametry przy wyborze

Wydajność cięcia: ile arkuszy A4 jednocześnie urządzenie jest w stanie rozdrobnić, co przekłada się na tempo pracy w praktyce.
Czas pracy ciągłej i przerwy: informuje, jak długo niszczarka może pracować bez przegrzania i jak długiej przerwy potrzebuje do ostygnięcia.
Pojemność kosza: większy kosz oznacza rzadsze opróżnianie i wyższą wygodę, zwłaszcza w biurze.
Obsługa zszywek, spinaczy, kart i płyt: możliwość cięcia zszywek przyspiesza pracę, a niszczenie kart i nośników zwiększa uniwersalność.
Funkcje ułatwiające obsługę: automatyczny start/stop, cofanie papieru, zabezpieczenie przed przegrzaniem i blokada bezpieczeństwa dla dodatkowej ochrony.

Jak dopasować poziom do potrzeb

Do domu i dokumentów o niskiej poufności wystarczą niższe poziomy P-2–P-3, choć warto rozważyć przynajmniej P-3 ze względu na lepsze rozdrobnienie.
Dla większości firm i dokumentów zawierających dane osobowe zaleca się co najmniej P-4, które zapewnia solidny poziom bezpieczeństwa w codziennym użytkowaniu.
Dla dokumentów o bardzo wysokiej poufności, np. tajne informacje biznesowe lub instytucjonalne, wybór powinien iść w kierunku P-5–P-7.

RODO w praktyce

W organizacjach niszczenie dokumentów z danymi osobowymi jest przetwarzaniem, więc należy zadbać o właściwy poziom bezpieczeństwa oraz zachować dowody zniszczenia, np. protokół.
RODO nie wskazuje konkretnego sprzętu, ale wymaga, by dane po zniszczeniu były nieczytelne i niemożliwe do odtworzenia, dlatego dobór poziomu DIN jest kluczowy.
Jeśli obowiązki przekazywane są firmie zewnętrznej, konieczna jest właściwa umowa i weryfikacja środków technicznych i organizacyjnych u wykonawcy.

Nie tylko papier: inne nośniki

Norma DIN 66399 rozszerza klasy także na nośniki optyczne (O), magnetyczne (T) i elektroniczne (E), co ma znaczenie, gdy trzeba niszczyć karty, płyty CD/DVD czy inne nośniki.
Wiele modeli biurowych tnie nie tylko papier i zszywki, ale również karty płatnicze i płyty, dlatego przy wyborze warto sprawdzić deklarowany zakres zastosowań.
Jeśli w firmie regularnie niszczy się nośniki inne niż papier, wybór urządzenia lub usługi powinien uwzględniać właściwą klasę dla danego nośnika.

Przykładowe konfiguracje wyboru

Dla małego biura: P-4, ścinki krzyżowe, 8–10 arkuszy jednocześnie, kosz min. 15–20 l, auto start/stop, cofanie, obsługa zszywek.
Dla działu z danymi wrażliwymi: P-5 (mikrościnki), 15–20 arkuszy, kosz około 30 l, zabezpieczenie termiczne, blokada bezpieczeństwa, wskaźniki zapełnienia.
Dla domu: P-3–P-4, 5–8 arkuszy, kompaktowy kosz, cofanie papieru i zabezpieczenie przed przegrzaniem dla wygody i bezpieczeństwa.

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

Kupowanie zbyt niskiego poziomu bezpieczeństwa do dokumentów zawierających dane osobowe to najprostsza droga do ryzyka naruszenia i niezgodności.
Ignorowanie czasu pracy ciągłej skutkuje przegrzewaniem i frustracją, więc przed zakupem warto porównać ten parametr z realnym obciążeniem.
Pomijanie funkcji cofania, auto start/stop czy blokady bezpieczeństwa obniża komfort i bezpieczeństwo użytkowania, zwłaszcza w środowisku biurowym.

Wniosek dla 2025

Najlepszym punktem wyjścia dla większości firm będzie klasa P-4 z funkcjami ułatwiającymi codzienną pracę, a dla danych o podwyższonej poufności warto rozważyć P-5.
Dobierając niszczarkę, zwróć uwagę na wydajność, czas pracy ciągłej, pojemność kosza i obsługę różnych nośników, aby sprzęt realnie wspierał bezpieczeństwo i płynność procesów.
Pamiętaj też o procedurach zgodnych z RODO i potwierdzaniu zniszczenia dokumentów, bo sama technologia to tylko część skutecznego systemu ochrony danych.